Case: Autokoulu

Autokoulun asiakaspalvelija

Autokoulu haluaa vapauttaa oman henkilöstönsä resurssia teoria- ja ajotuntien järjestämiseen vähentämällä oheistoimintojen määrää. Kasvutavoite on kova ja uusien toimipisteiden myötä muun muassa ilmoittautumisten määrän odotetaan kasvavan.

Kyseiseen autokouluun ilmoittautuminen tapahtuu verkkosivuilla olevan ilmoittautumislomakkeen kautta. Täytetyn lomakkeen tiedot tulevat autokoululle sähköpostitse. Ilmoittautuminen tulee vielä kirjata manuaalisesti käytössä olevaan järjestelmään.

Asiakasta kiitetään ilmoittautumista ja hänelle lähetetään käyttäjätunnukset oppilasjärjestelmään. Myös ilmoittautumisten yhteydessä tuleviin lisäkysymyksiin vastataan.

 

Ratkaisumme:

Virtuaalisihteeri, joka näppärästi ottaa käyttöön erilaiset järjestelmät rutiinien hoitamiseksi. Kun tavoite on määritetty, sovimme ensimmäisenä perehdytysajankohdan.

 

Miten homma etenee?

Perehdytys toteutetaan verkon yli. Jotta perehdytyspalaverimme sujuisi autokoulun kannalta mahdollisimman jouhevasti, valmistaudumme siihen huolella. Tutustumme ennakkoon autokoulun palveluihin muun muuassa verkkosivujen avulla. Myös sähköpostin ja järjestelmän tunnukset pyydetään tutustuttavaksi etukäteen. Näin tiedämme jo ennen perehdytyspalaveria, millaisia kysymyksiä meille on herännyt ja voimme keskittyä olennaiseen.

Perehdytyspalaverissa käymme yhdessä läpi ilmoittautumisprosessin, sähköpostin ja järjestelmän käytön sekä ilmoittautumisten hoitamiseen vaadittavat tiedot yrityksestä ja palveluista. Perehdytyksessä käytämme valmiita pohjalomakkeita, joissa käsitellään niitä olennaisia tietoja ja toimintatapoja, joita kokemuksesta tiedämme, että meidän tulee laadukkaan palvelun toteuttamiseksi läpikäydä. Palaveri kestää 3 h.

Perehdytyspalaverin jälkeen perehdytysmateriaali hyväksytetään autokoululla, sillä materiaali toimii Projantin sisäisenä perehdytysmateriaalina ja ohjeistuksena palvelun toteuttamiseksi. Kun molemmat ovat tyytyväisiä, Projant toteuttaa sisäisen perehdytyksen ja määrittää asetukset kuntoon – ja palvelu voi alkaa. Perehdytyspalaveri pidettiin yhdeksän päivää sitten.

Ensimmäisten viikkojen aikana olemme yhteydessä autokouluun varmistaaksemme, että palvelu on lähtenyt käyntiin tavoitteiden mukaisella tavalla.

Ajo-opettajat voivat keskittyä opettamiseen, eivätkä oheistoiminnot häiritse työtä.

 

Autokouluasiakkaallemme olemme lisäksi tarjonneet seuraavat palvelut:

 

Ota yhteyttä, niin kerromme lisää!