Siirry sisältöön

Tietosuojaseloste

 

Henkilötietolain (523/1999) 10 §:n ja 24 §:n sekä EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (679/2016) mukainen asiakasrekisterin tietosuojaseloste.

 

Rekisterinpitäjä

Projant Oy

Y-tunnus: 2518687-6

Savisilta 1

84100 Ylivieska

 

Rekisteriasioista vastaavien yhteystiedot

jouni.anttila@projant.fi

 

Rekisterin nimi

Projant Oy:n asiakas- ja asiakasryhmärekisteri sekä markkinointirekisteri

 

Rekisterissä olevat tiedot

Asiakastiedot ja asiakkuuksien asiakasryhmiin liittyvät tiedot sekä markkinointiin liittyvät tiedot

Rekisteriin kerätään seuraavat tiedot:

Yrityksen ja/ tai henkilön etu- ja sukunimi, käynti- ja postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero, kotisivujen nettiosoite, yleisesti saatavilla olevat luokittelutiedot ja tiedot markkinoinnin luvista ja kielloista.

Kontaktihenkilöiden itsensä antamat luokittelutiedot ja toimenkuvatiedot

IP-osoitetieto tai muu palvelun kautta saatava teletunniste

Asiakaspalautetiedot

Tilaus-, laskutus- ja toimitustiedot

Evästäiden kautta kerättävät tiedot

Muut asiakkaasta tai asiakasryhmästä palveluja käytettäessä kerättävät tiedot; palvelun tuottamat tietojoukot ja niistä koostettava raporttitieto sekä historiatiedot eri palvelumallien osalta.

Verkkopalvelustamme keräämämme tiedot; ulkoisen järjestelmätoimittajan vakioimat tietojoukot

Tallennamme rekisteriimme myös tiedot, jotka ovat rekisteröidyn itsensä toimittamia yhteydenottolomakkeella Projant Oy:n verkkosivuston Projant.fi, tai palvelun alasivujen tai ali-domainien kautta, tai sähköpostilla asiakkuuteen ja tarjottuun palveluun liittyen.

 

Rekisterin käyttötarkoitus

Rekisteriä käytetään olemassa olevia asetuksia ja lakeja noudattaen asiakassuhteen hoitamiseen, ylläpitoon ja kehittämiseen, palvelun tuottamiseen ja kehittämiseen, sisäiseen koulutukseen sekä perehdytykseen, palveluiden segmentointiin, asiakkaiden ryhmittelyyn, palvelusta ja tuotteista tiedottamiseen ja viestimiseen, laskuttamiseen sekä tarvittaessa perintätoimiin.

Rekisteriin kerättävät tiedot ja niiden käyttö noudattaa kaikilta osin laissa ja asetuksessa määriteltyjä perusteita ja tiedon käytössä noudatetaan kaikkien osapuolten osalta tiedonkäsittelijän sekä rekisterin pitäjän vastuita ja velvoitteita.

Markkinointirekisterin käyttötarkoituksena on viestintä, tiedottaminen ja erilaiset kohdennetut suoramarkkinointitoimet kuten sähköpostikirjeet, soitot tai muut rekisteröidyn toivomatyhteydenottotyypit. Henkilötietoja käsitellään henkilötietolain (523/99) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (679/2016) sallimissa ja edellyttämissä rajoissa ja tavoilla.

 

Säännönmukaiset rekisterin tietolähteet

Projant Oy:n asiakasrekisteri. Julkiset verkkosivut. Asiakaspalveluiden tuottamat tiedot käytettyjen palvelujen osalta käsittäen myös ulkopuolisen järjestelmätoimittajan vakioimat tiedot ja tietojoukot. Asiakkaiden tuottamat ja toimittamat kontaktilistat sekä Asiakastieto.fi palvelusta segmentoinnin perusteella tuotetut kontaktilistat.

 

Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta eikä myydä asiakassuhteen kolmansille osapuolille. Rekistereihin tallennettua historiatietoa palvelun käytöstä voidaan pyynnöstä luovuttaa palvelua käyttäneelle asiakasryhmän taholle (palvelua käyttäneelle henkilölle) siltä osin kuin se häntä koskee ja sen luovuttamiseen esitetään kirjallinen pyyntö. Rekistereihin tallennettuja tietoja luovutetaan palvelun ostaneelle asiakkaalle vain raportoinnin muodossa tai muuten minimoitu määrä. Rekisteriin merkittyjä tietoja ja tietojoukkoja voidaan laajemmassa määrin luovuttaa palvelun ostaneelle asiakkaalle, mikäli asiakas esittää luovutuksesta kirjallisen pyynnön eikä luovutuksella loukata asiakasryhmän tietojen osalta rekisteröidyn oikeuksia.

Palvelun laadun varmistamiseksi, saatamme luovuttaa tietoja teknisille yhteistyökumppaneillemme, jotka käsittelevät tietoja ainoastaan Palvelun toimittamisen vaatimissa rajoissa. Yhteistyökumppanimme eivät käytä tietoja muihin tarkoituksiin eivätkä luovuta tai myy tietoja kolmansille osapuolille.

Palveluista kerättäviä tietoja ja tietojoukkoja tallennetaan ja luovutetaan palvelun mahdollistaville järjestelmätoimittajille ja heidän määrittelemiinsä rekistereihin niiltä osin, kuin palvelun mahdollistama järjestelmätoimittaja oman toimintansa varmistamiseksi tarvitaan ja se on järjestelmätoimittajan tietosuojaselosteessa kuvattu.

Tietoja ei luovuteta ulkomaille, eikä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

 

Rekisterin suojauksen periaatteet

Henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan hyvää tiedonhallintatapaa ja tietosuojalainsäädännön mukaista huolellisuus- ja suojaamisvelvoitetta. Rekisteri on suojattu ulkopuolisten käytöltä kaikkien prosessivaiheiden osalta. Rekisterit on teknisesti vahvasti suojattu niin rekisterinpitäjän kuin myös järjestelmätoimittajien osalta. Tiedonsiirrossa käytetään lakien ja asetuksien mukaisia tiedonsiirron suojauksia ja lakien ja asetusten mukaisia tapoja. Rekisterin käyttö on suojattu henkilökohtaisin käyttäjätunnuksin ja salasanoin. Käyttäjiä sitoo salassapitovelvollisuus. Rekisteriin pääsy on ainoastaan Projant Oy:n asiakaspalvelun työntekijöillä, joiden työtehtävät edellyttävät rekisterissä olevien tietojen käsittelyä. Rekisteriin pääsy on hallinnolliselta tasolta vaadittua laskutuksen ja sisäisen valvonnan osalta. Työntekijöitä ja hallintoa sitoo täysi salassapito- ja vaitiolovelvollisuus.

Käsittelyssä toteutetaan tarpeelliset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet henkilötietojen suojaamiseksi asiattomalta pääsyltä ja vahingossa tai laittomasti tapahtuvalta tietojen hävittämiseltä,

muuttamiselta, luovuttamiselta siirtämiseltä taikka muulta laittomalta käsittelyltä.

Henkilötietoihin pääsy on vain niillä henkilöillä, joiden on työtehtävissään tarpeellista käsitellä henkilötietoja.

Digitaalisesti tallennetut ja käsiteltävät tiedot ovat tietokannoissa, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muiden teknisten keinojen avulla suojattuja. Paperimuodossa olevat tiedostot säilytetään lukituissa tiloissa.

 

Henkilötietojen säilytysaika ja säilytyskriteerit

Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin on tarpeellista henkilötietojen käsittelyn tarkoituksen kannalta. Tietojen poistoajat ja poistamiskäytännöt määritellään ja vanhentuneet ja tarpeettomat henkilötiedot poistetaan. Henkilötietojen säilyttämisvelvollisuus voi määräytyä myös lainsäädännön perusteella.

 

Evästeet

Käytämme verkkosivuillamme evästeitä (”cookies”). Eväste on pieni, käyttäjän tietokoneelle lähetettävä ja siellä säilytettävä tekstitiedosto. Evästeet eivät vahingoita käyttäjien tietokoneita tai tiedostoja.

Evästeiden käytön ensisijaisena tarkoituksena on parantaa ja mukauttaa vierailijan käyttökokemusta sivustolla sekä analysoida ja parantaa sivuston toimivuutta ja sisältöä. Evästeiden avulla kerättyjä tietoja voidaan myös hyödyntää viestinnän ja markkinoinnin kohdentamisessa sekä markkinointitoimenpiteiden optimoinnissa.

Vierailijaa ei voida tunnistaa pelkkien evästeiden avulla. Evästeiden avulla saatua tietoa voidaan kuitenkin liittää käyttäjältä mahdollisesti muussa yhteydessä saatuihin tietoihin, esimerkiksi käyttäjän täyttäessä lomakkeen sivustollamme.

Evästeiden avulla kerätään seuraavanlaisia tietoja:

  • vierailijan IP-osoite
  • vierailun ajankohta
  • selatut sivut ja sivujen katseluajat
  • vierailijan selain

Sivuillamme vierailevalla käyttäjällä on mahdollisuus koska tahansa estää evästeiden käyttö muuttamalla selaimensa asetuksia. Useimmat selainohjelmat mahdollistavat eväste-toiminnon poiskytkemisen ja jo tallennettujen evästeiden poistamisen. Evästeiden käytön estäminen saattaa vaikuttaa sivuston toiminnallisuuteen.

 

Sosiaalisen median liitännäiset

Projant Oy:n sivustoilla voi olla linkkejä kolmannen osapuolen verkkosivustoihin sekä ns. sosiaalisen median liitännäisiä (esim. Facebookin yhteisöliitännäisiä). Sosiaalisen median liitännäisten käyttäminen voi lähettää tunnistettavaa tietoa kyseisille sosiaalisen median palveluntarjoajille. Liitännäisen avatessasi saatat sallia kolmansien osapuolten internetsivujen evästeiden tallentumisen tietokoneellesi, jolloin näiden hallinnoijat voivat seurata sivun käyttöä, mikäli olet kirjautunut kyseisen palveluntarjoajan sosiaaliseen mediaan. Näihin sivustoilla oleviin kolmannen osapuolen tarjoamiin palveluihin tai kolmannen osapuolen välittämiin sovelluksiin sovelletaan kolmannen osapuolen yksityisyys-, käyttö- ja muita ehtoja. Projant Oy:llä ei ole määräysvaltaa tällaisiin kolmansien osapuolten internetsivuihin, eikä Projant Oy ole vastuussa mistään niillä julkaistusta materiaalista tai niiden käytöstä.

 

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on henkilötietolain 26 §:n ja EU:n GDPR asetuksen (679/2016) mukaisesti oikeus tarkastaa, mitä tietoja rekisteröidystä on Projant Oy:n toimesta kerätty.

Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut henkilötietonsa. Tarkastuspyyntö tulee lähettää kirjallisesti henkilötunnuksen kera ja allekirjoitettuna rekisterin edellä kerrotulle yhteyshenkilölle tai yrityksen viralliseen postiosoitteeseen. Tarkastuspyyntö voidaan esittää myös rekisterinpitäjän luona edellä kerrotussa osoitteessa.

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää häntä koskevien virheellisten tietojen oikaisua.

Rekisteröidyllä on oikeus poistaa häntä koskevat henkilötiedot rekisteristä sekä pyytää niiden siirtämistä toiselle rekisterinpitäjälle. Oikeus ei koske tietoja, minkä säilyttämiseen kohdistuu muu lainsäädännöllinen velvoite.

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojen käyttäminen suoramainontaan, etämyyntiin tai muuhun suoramarkkinointiin sekä mielipide- ja markkinatutkimukseen.

Rekisteröidylle voidaan osoittaa sähköistä suoramarkkinointia edellyttäen, että rekisteröity on antanut siihen suostumuksensa. Rekisteröidyllä on oikeus, milloin tahansa peruuttaa antamansa suostumus.

Mahdolliset erimielisyyden ratkaistaan ensisijaisesti neuvottelemalla rekisteröidyn kanssa. Rekisteröidyllä on oikeus saattaa henkilötietojen käsittelyä koskeva asia myös tietosuojaviranomaisen tutkittavaksi.